Agil in die digitale Zukunft: Mitarbeitende als Schlüssel zum Erfolg

Unternehmensprofil:
Branche: Reisebüro spezialisiert auf Fernreisen nach Asien
Ausgangssituation: Das Unternehmen hat die Pandemie gut überstanden und verzeichnet eine konstante, hohe Nachfrage. Langjährige Partner vor Ort sorgen für Kundenzufriedenheit und das Personal wurde sogar aufgestockt. Ein Azubi hat vorgeschlagen, VR-Technologie zu nutzen, um Kunden vorab Einblicke in die Unterkunft und die Region zu geben – das findet der Inhaber spannend, jedoch fehlt ihm das technische Know-how. 

Ziele:

• Stärkung des Wissenstransfers innerhalb des Unternehmens, um innovative Technologien wie VR erfolgreich einzusetzen
• Steigerung der Marktpräsenz und Kundenbindung durch ein innovatives Kundenerlebnis
• Akquise neuer Kunden durch Öffentlichkeitsarbeit und zielgerichtete Direktansprache

Schritt 1: Auftaktberatung durch RZ
Ziel: Bewertung der Machbarkeit und des Potenzials von VR-Technologie im Reisebüro.
Sensibilisierungs- und Lotsenberatung: Orientierung, Bedarfsermittlung und Prüfung der Förderfähigkeit (erfüllt bei KMU oder Soloselbstständigen) und andernfalls Verweis an andere Bundes- oder Landesförderprogramme.

Aktivitäten der vertieften Beratung im RZ:
Bedarfsanalyse: Die RZ-Berater*innen führen im Rahmen einer vertieften Beratung eine Bedarfsanalyse im Unternehmen durch, um die spezifischen Anforderungen des Reisebüros zu verstehen. Welche VR-Technologien sind sinnvoll? Welche Destinationen und Unterkünfte sollen als erstes präsentiert werden?
Technologieeinsatz prüfen: Prüfung der technischen Voraussetzungen im Reisebüro – wie gut ist die bestehende IT-Infrastruktur geeignet, um VR-Technologie zu unterstützen? Welche Hardware (VR-Brillen) und Software (VR-Apps) sind empfehlenswert?
Kostenschätzung: Erstellung einer Übersicht über die notwendigen Investitionen für die Anschaffung der VR-Technologie und potenzieller Partner zur Umsetzung.

Schritt 2: Fortführung durch INQA-Coaching
Ziel: Sicherstellung, dass die internen Prozesse im Reisebüro optimal an den Einsatz der neuen Technologie angepasst sind.

Aktivitäten:
Erstberatung: Die INQA-Coaching Beratungsstelle (IBS) prüft die Förderfähigkeit des Reisebüros und diskutiert die Passfähigkeit des geplanten Themas. Daraufhin erstellt das Unternehmen mit Unterstützung der IBS eine Interessenbekundung im Portal ZEUS. Nach Prüfung durch die IBS erhält das Reisebüro den digitalen INQA-Coaching-Scheck. 
INQA-Coaching im Betrieb: Ein autorisierter INQA-Coach begleitet das IC im Betrieb. Ein Lab-Team (besetzt durch Expert*innen aus relevanten Bereichen des Unternehmens und ein Lenkungskreis (Vertreter*innen aus Geschäftsführung und Beschäftigten (z.B. BR) werden gebildet. Der Lenkungskreis übergibt dem Lab-Team die zu bearbeitende Aufgabenstellung, bewertet die Ergebnisse aus den Arbeitsphasen (Entscheidung über Fortsetzung, Anpassung oder Abbruch der Arbeit am Thema)

1. Arbeitsphase: Untersuchung, wie die VR-Technologie in die bestehenden Abläufe integriert werden kann, z.B. in der Beratung mit Kund*innen oder als Zusatzservice während der Reiseplanung. Prüfung der technischen Machbarkeit und konkreten Integrationsmöglichkeiten der VR-Technologie.
2. Arbeitsphase: Engagement der Mitarbeitenden fördern, Definition und Beschreibung der Rolle „Technologie-Kümmerer“, die vom Azubi, der die Idee eingebracht hat, übernommen wird. Ziel ist, die Einführung der VR-Technologie im Unternehmen zu unterstützen und den Mitarbeitenden den Übergang zu erleichtern.
3. Arbeitsphase: Wissenstransfer planen, Definition von Prozessen und Standards zur Weitergabe von Wissen und Erfahrungen.

Abschlussgespräch: Die IBS und das Unternehmen werten die Ergebnisse nach Coaching-Ende aus.

Schritt 3: Weiterführung durch RZ mit Qualifizierungsangeboten

Ziel: Implementierung der VR-Technologie und Kompetenzaufbau innerhalb des Unternehmens

Aktivitäten:
Schulung: Durchführung von Qualifizierungen durch das RZ zu VR-Technologien, Schulung der Führungskräfte und langjährigen Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass die neue Technologie nachhaltig implementiert wird.

Ergänzungen des ZZA, um den innovativen und partizipativen Ansatz der ZZ stärker zu verdeutlichen: Neben Schulungen durch das RZ werden Führungskräfte und Mitarbeitende gezielt befähigt, die neue Technologie zu integrieren. Gamification in Form von VR-Lernspielen macht den Kompetenzaufbau praxisnah und spannend. Peer-Learning stärkt den Teamgeist: Mitarbeitende, die schnell Fortschritte machen, unterstützen ihre Kolleginnen. Das Kümmerer-Prinzip wird somit weiter ausgebaut. Die Schulungen umfassen nicht nur technische Grundlagen, sondern auch zielgruppenspezifische Ansätze, etwa zur Einbindung älterer Kund*innen oder zur Berücksichtigung von Einschränkungen wie Sehbeeinträchtigungen. Mitarbeitende werden angeregt, eigene Ideen zu entwickeln, um Stammkunden gezielt für VR zu begeistern – ein Schlüssel für nachhaltige Digitalisierung.

Unternehmensprofil:
Branche: Tischlerei spezialisiert auf maßgefertigte Möbel und Innenausbauprojekte
Ausgangssituation: Nach einer kurzen pandemiebedingten Unsicherheitsphase verzeichnet das Unternehmen wieder ein stabiles Wachstum. Qualität und Kundenzufriedenheit sind zentrale Stärken der Tischlerei. Die Geschäftsführung sieht großes Potenzial in der Einführung moderner 3D-Planungstools, um Kunden eine virtuelle Vorschau auf ihre Projekte zu bieten. So können Designideen präziser vermittelt und Missverständnisse vermieden werden.

Ziele:

• Steigerung der Visualisierungsqualität durch digitale Planungstools, um Kundenprojekte klarer und genauer zu präsentieren
• Effizienzsteigerung durch optimierte Planungsprozesse und weniger Nacharbeiten
• Akzeptanz und Kompetenzaufbau im Team hinsichtlich der neuen Technologien
• Langfristige Rentabilität: Überprüfung, ob die Investitionen in Software und Schulungen sich auszahlen und das Unternehmen weiter stärken

Schritt 1: Schulung (RZ) zur Einführung eines 3D-Planungstools

Ziel: Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden das neue Tool beherrschen und die Vorteile für den Arbeitsprozess verstehen.
Sensibilisierungs- und Lotsenberatung: Orientierung, Bedarfsermittlung und Prüfung der Förderfähigkeit (erfüllt bei KMU oder Soloselbstständigen) und andernfalls Verweis an andere Bundes- oder Landesförderprogramme

Aktivitäten im Rahmen einer innovativen Qualifizierung:
Schulung: Durchführung eines Qualifizierungs-Workshops durch RZ, in dem das 3D-Planungstool vorgestellt wird. Schwerpunkte: Bedienung, Nutzen für den Kunden und Verbesserung der Planungsgenauigkeit.
Förderung der Akzeptanz: Sensibilisierung für die Vorteile des Tools und dafür, wie es die tägliche Arbeit erleichtern kann. Vorstellung erfolgreicher Anwendungsbeispiele aus der Branche, um Interesse zu wecken und potenzielle Vorurteile abzubauen.

Ergänzungen des ZZA, um den innovativen und partizipativen Ansatz der ZZ stärker zu verdeutlichen: Auf Basis von Bedarfserhebungsgesprächen wird, nach Ermittlung des Digitalisierungsgrades im Unternehmen, ein Workshop entwickelt, in dem das 3D-Planungstool vorgestellt und gemeinsam mit den Teilnehmenden angepasst wird. Dies stärkt nicht nur die Anwendungskompetenz, sondern sorgt durch die aktive Mitgestaltung für eine höhere Akzeptanz. Begleitende Maßnahmen schließen digitale Kompetenzlücken und schaffen Orientierungshilfen für den gezielten Einsatz digitaler Planungstools im Arbeitsalltag.

Schritt 2: Anpassung und Umsetzung der Prozesse durch INQA-Coaching

Ziel: Optimierung der Arbeitsprozesse, um das 3D-Tool effektiv in den täglichen Arbeitsablauf zu integrieren.

Aktivitäten:
Erstberatung: Die INQA-Coaching Beratungsstelle (IBS) prüft die Förderfähigkeit der Tischlerei und die Passfähigkeit des geplanten Themas. Daraufhin erstellt das Unternehmen mit Unterstützung der IBS eine Interessenbekundung im Portal ZEUS. Nach Prüfung durch die IBS erhält die Tischlerei den digitalen INQA-Coaching-Scheck.
INQA-Coaching im Betrieb: Ein autorisierter INQA-Coach begleitet das IC im Betrieb. Ein Lab-Team (besetzt durch Expert*innen aus relevanten Bereichen des UN) und ein Lenkungskreis (Vertreter*innen aus Geschäftsführung und Beschäftigten (z.B. BR) werden gebildet. Der Lenkungskreis übergibt dem Lab-Team die zu bearbeitende Aufgabenstellung, bewertet die Ergebnisse aus den Arbeitsphasen (Entscheidung über Fortsetzung, Anpassung oder Abbruch der Arbeit am Thema)

1. Arbeitsphase: Prozessanalyse: Analyse der aktuellen Arbeitsabläufe, um herauszufinden, wie das 3D-Tool optimal eingesetzt werden kann. Welche Schritte können digitalisiert werden? Wo ergeben sich Synergien?
2. Arbeitsphase: Integration in den Arbeitsprozess
   • Lab-Team: plant und führt die schrittweise Einführung des 3D-Planungstools durch, angefangen mit einer Pilotphase. (ausgewählte Projekte werden mit dem neuen Tool visualisiert) Das Team übernimmt die technische Umsetzung und überwacht den Fortschritt der Integration.
3. Arbeitsphase: Aktive Einbindung und Mobilisierung der Beschäftigten, Erarbeitung eines Konzeptes zur Schulung der Mitarbeitenden. Ziel ist die Einbindung der Mitarbeitenden und insbesondere aller Altersgruppen. Zudem wird sichergestellt, dass das Feedback aus den Runden in die weitere Optimierung des 3-D-Tools einfließt.

Abschlussgespräch: Die IBS und das Unternehmen werten die Ergebnisse nach Coaching-Ende aus.

Vorschläge zur Abfolge durch ZZA und ZIC:
Die Qualifizierung durch das RZ sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden einheitlich und fundiert geschult werden und die Vorteile der Technologie verstehen. Die anschließende Prozessintegration und Erprobung durch INQA-Coaching stellt sicher, dass die Technologie effektiv genutzt wird und die Mitarbeitenden auf dem Weg nicht überfordert werden. Nach der erfolgreichen Implementierung: Im Rahmen einer vertieften Beratung durch ein RZ könnte das Unternehmen im nächsten Schritt bei der Digitalisierung des Recruiting Prozesses via Social Media unterstützt werden.

Unternehmensprofil:
Branche: Automobilzulieferer
Ausgangslage: Unklarheit über die spezifischen Qualitätsprobleme (bestehende Prozesse vs. veränderte Kundenanforderungen).
Ziel: Verbesserung der Produktqualität, potenziell durch neue Technologien (z.B. KI) als Enabler. Im Anschluss Fokus auf Erschließung neuer Kundenkreise denkbar.

Ziel: Sensibilisierung der Mitarbeitenden für die Notwendigkeit von Qualitätsverbesserungen und neuen Technologien.
Schritt 1: Sensibilisierungs- und Lotsenberatung über RZ:
Orientierung, Bedarfsermittlung und Prüfung der Förderfähigkeit (erfüllt bei KMU oder Soloselbstständigen) und andernfalls Verweis an andere Bundes- oder Landesförderprogramme

Vertiefte Beratung über RZ:
Aktivitäten:

• Durchführung von Recherchen zu möglichen Anwendungsbeispielen, wie KI in der Produktion eingesetzt werden kann (z.B. Predictive Maintenance, Qualitätskontrolle, Prozessoptimierung).
• Vorstellung erfolgreicher Fallstudien anderer Unternehmen, die KI in der Produktion erfolgreich implementiert haben (make or buy): Prototypenentwicklung oder Demonstratoren

Schritt 2: Interne Kommunikation zur Organisationsentwicklung durch INQA-Coaching
Ziel: Förderung einer Kultur des Wandels und der Innovationsbereitschaft innerhalb des Unternehmens.

Aktivitäten:
Erstberatung: Die INQA-Coaching Beratungsstelle (IBS) prüft die Förderfähigkeit des Automobilzulieferers und die Passfähigkeit des geplanten Themas. Daraufhin erstellt das Unternehmen mit Unterstützung der IBS eine Interessenbekundung im Portal ZEUS. Nach Prüfung durch die IBS erhält der Automobilzulieferer den digitalen INQA-Coaching-Scheck.
INQA-Coaching im Betrieb: Ein autorisierter INQA-Coach begleitet das IC im Betrieb. Ein Lab-Team (besetzt durch Expert*innen aus relevanten Bereichen des UN) und ein Lenkungskreis (Vertreter*innen aus Geschäftsführung und Beschäftigten (z.B. BR) werden gebildet. Der Lenkungskreis übergibt dem Lab-Team die zu bearbeitende Aufgabenstellung, bewertet die Ergebnisse aus den Arbeitsphasen (Entscheidung über Fortsetzung, Anpassung oder Abbruch der Arbeit am Thema)

1. Arbeitsphase: Evaluation und Auswahl geeigneter KI-Tools
2. Arbeitsphase: Erprobung
   • Lab-Team führt die Testszenarien im Lern- und Experimentierraum durch, bewertet Ergebnisse und passt Technologien für die operative Nutzung an
     

Parallel-Verlauf je nach Bedarf: weitere Unterstützung über RZ (Deckung des Qualifizierungsbedarfes) denkbar.
Ziel: Sicherstellung einer kontinuierlichen Unterstützung und Weiterbildung im Bereich KI und Qualitätsmanagement.
Aktivitäten:
Durchführung von tiefergehenden Schulungen für Mitarbeitende, die für die Implementierung und Nutzung von KI-Technologien verantwortlich sind.

Ergänzungen des ZZA, um den innovativen und partizipativen Ansatz der ZZ stärker zu verdeutlichen: Dabei steht nicht nur die Wissensvermittlung im Fokus. Durch kontinuierliche Begleitung durch die RZ-Berater*innen und interaktive Elemente wie praxisnahe Fallstudien und gemeinsame Problemlösungen werden die Teilnehmenden aktiv in die Entwicklung anwendungsorientierter Strategien eingebunden. Darüber hinaus könnte das RZ weitere Themen wie Nachhaltigkeit adressieren, indem es mit dem Unternehmen auf die Verbesserung der Produktqualität durch KI schaut, etwa durch langlebige Verschleißteile und Reparaturmöglichkeiten über Modellgrenzen hinweg. Führung und Kommunikation spielen ebenso eine zentrale Rolle, um Ängste vor KI abzubauen und diese als unterstützendes Werkzeug zu positionieren. Zudem könnten die Personal- und Fachkräftesicherung als Themen adressiert werden, indem KI als Hilfsmittel zur Entlastung statt als Konkurrenz betont wird, und technikaffine Nachwuchskräfte gezielt angesprochen werden.

3. Arbeitsphase INQA-Coaching: (Anm. ZZA, ZIC: Ergebnisevaluierung denkbar)

Abschlussgespräch: Die IBS und das Unternehmen werten die Ergebnisse nach Coaching-Ende aus.

Unternehmensprofil:
Branche: Pflege- und Betreuungssektor, speziell Seniorenzentrum mit einem Hauptstandort und zwei neuen Tagespflege-Einrichtungen
Ausgangssituation: Seit der Eröffnung der beiden neuen Standorte gibt es immer wieder Konflikte im Team, vor allem im Bereich der Kommunikation. Während früher vieles unkompliziert funktionierte, gehen nun wichtige Informationen verloren und es gibt Probleme bei der Personalplanung. Eine neue Schichtplanungssoftware steht im Raum, die bisherige Lösung ist veraltet und schwer zugänglich.

Ziele:

• Optimierung der Kommunikation zwischen den drei Standorten, um Informationsverluste zu minimieren
• Effiziente Schichtplanung mit einer modernen, benutzerfreundlichen Software, die den aktuellen Bedürfnissen des Teams entspricht
• Verbesserung der Teamfähigkeit und Stärkung der Zusammenarbeit, um Konflikte zu reduzieren
• Sicherstellung der hohen Qualitätsstandards im Seniorenzentrum, um den guten Ruf zu wahren

Schritt 1: Interne Analyse und Optimierung digitaler Beteiligungsprozesse durch INQA-Coaching

Ziel: Klärung der bestehenden Probleme, Erfassung der aktuellen Prozesse und Förderung der Teamfähigkeit durch Anforderungsermittlung zu neuen, digitalen Mitwirkungsmöglichkeiten (z.B. Schichtplanungssoftware)
(Hinweis ZZA/ZIC: Die Teams haben sich vorbehalten, im Folgenden Anpassungen in Form von ergänzenden Spezifikationen vorzunehmen. Dabei sollte berücksichtigt werden, dass die digitale Transformation im Rahmen der Zweck-Erfüllung der beiden Förderprogramme zwingend berücksichtigt werden muss)

Aktivitäten:
Erstberatung: Die INQA-Coaching Beratungsstelle (IBS) prüft die Förderfähigkeit des Seniorenzentrums und die Passfähigkeit des geplanten Themas. Daraufhin erstellt das Unternehmen mit Unterstützung der IBS eine Interessenbekundung im Portal ZEUS. Nach Prüfung durch die IBS erhält das Seniorenzentrum den digitalen INQA-Coaching-Scheck.
INQA-Coaching im Betrieb: Ein autorisierter INQA-Coach begleitet das IC im Betrieb. Ein Lab-Team (besetzt durch Expert*innen aus relevanten Bereichen des UN) und ein Lenkungskreis (Vertreter*innen aus Geschäftsführung und Beschäftigten (z.B. BR) werden gebildet. Der Lenkungskreis übergibt dem Lab-Team die zu bearbeitende Aufgabenstellung, bewertet die Ergebnisse aus den Arbeitsphasen (Entscheidung über Fortsetzung, Anpassung oder Abbruch der Arbeit am Thema)

1. Arbeitsphase: Problemklärung und Prozessaufnahme
   • Das Lab-Team unterstützt bei der Sammlung von Daten und Beispielen, um einen detaillierten Überblick über die Probleme zu erhalten. Es führt anschließend eine detaillierte Analyse der Arbeitsprozesse durch, untersucht Schwachstellen und ineffiziente Abläufe, die zu Konflikten führen und untersucht die Schichtplanungsprozesse (z.B. mit Interaktionsmöglichkeiten für die Belegschaft, um einen Schichttausch zu ermöglichen und andere Flexibilitätspotentiale zu erschließen) an allen drei Standorten.
2. Arbeitsphase: Teamentwicklung
   • Lab-Team: erarbeitet Lösungsvorschläge zur Optimierung der Zusammenarbeit unter Einsatz von Softwaretools an den drei Standorten.
3. Arbeitsphase: Recherche neuer Softwarelösungen
   • Lab-Team überprüft und bewertet verschiedene Softwarelösungen, die die Kriterien „modern“ und „benutzerfreundlich“ erfüllen. Entscheidet, welche Software am besten zu den Anforderungen des Seniorenzentrums passt (z.B. automatische Schichteinteilung, einfache Kommunikation über ein Tool).

Abschlussgespräch: Die IBS und das Unternehmen werten die Ergebnisse nach Coaching-Ende aus.

Schritt 2: Einführung der neuen Software und Qualifizierung durch RZ

Ziel: Implementierung einer neuen, effizienten Software zur Schichtplanung und Schulung der Mitarbeitenden, um die Nutzung der neuen Systeme zu erleichtern.
Sensibilisierungs- und Lotsenberatung über RZ: Orientierung, Bedarfsermittlung und Prüfung der Förderfähigkeit (erfüllt bei KMU oder Soloselbstständigen) und andernfalls Verweis an andere Bundes- oder Landesförderprogramme

Aktivitäten im Rahmen einer vertieften Beratung:
Auswahl und Einführung der Software: Die Software wurde auf Basis des im Rahmen von INQA-Coaching erkannten Bedarfs gemeinsam durch die Mitarbeitenden ausgewählt. Es wird ein Implementierungsplan entwickelt, der sicherstellt, dass der Übergang von der alten auf die neue Software reibungslos erfolgt.

Aktivitäten im Rahmen einer Qualifizierung:

• Durchführung von Workshops für das gesamte Team, um den Umgang mit der neuen Software zu erlernen. Dabei wird auf verschiedene Wissensstände und Vorerfahrungen Rücksicht genommen, sodass jede*r Mitarbeiter*in sicher im Umgang mit dem Tool wird
• Erprobung und Feedback: Testen der Software an einem Standort, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden, Durchführung von Feedback-Runden mit den Mitarbeitenden zur kontinuierlichen Verbesserung

Anm. ZZA: Das RZ könnte gemeinsam mit den Mitarbeitenden klare Regelungen für die Führung und Kommunikation erarbeiten, um soziale Gerechtigkeit bei der Belegung und dem Wechsel in freigewordene oder Sonderschichten zu gewährleisten. Diese Regelungen sollten im Tool hinterlegt und so konzipiert werden, dass das System sie automatisch beachtet, um Regelverletzungen zu vermeiden.