Wissensmanagement im Betrieb neu denken
Anzahl der Mitarbeitenden: 136
Ort: Berlin
Branche: Bildung & Soziales
Betriebsrat vorhanden
Innovatives Qualifizierungskonzept: Wissensmanagement
Aufgaben der Qualifikation
- Beleuchten des Ist- und des Soll-Zustandes des internen Wissensmanagements
- Schaffen eines gemeinsamen Verständnisses von Wissensmanagement
- Bestimmen von Möglichkeiten der Vereinheitlichung von Arbeitsprozessen
Ziele der Qualifikation
- Aufstellen eines einheitlichen Wissensmanagements
- Festlegen eines klaren Prozesses zur Einführung des o.g. Wissensmanagements
Anlass der Qualifikation
Durch das rasante Wachstum des Unternehmens fehlte es an Zeit, übergreifende, einheitliche Strukturen zum Wissensmanagement zu etablieren, sodass alle Abteilungen eigene Lösungen und Prozesse zum Wissensmanagement aufgebaut haben. Auch die Affinität zur Nutzung von digitalen Tools ist durch die altersdurchmischte Belegschaft sehr unterschiedlich ausgeprägt. Es gab bereits Ansätze einheitlichere Strukturen über digitale Anwendungen für den internen Wissenstransfer zu ermöglichen, aber diese wurden nur wenig durch die Mitarbeitenden genutzt. Auftrag an uns als Zukunftszentrum Berlin war es den Mitarbeitenden Ideen und Inspirationen zu bieten, wie sie ihr Wissensmanagement organisieren könnten.
Ziel der Qualifikation
Unsere Aufgabe im Workshop war es einerseits eine Struktur zu schaffen, mit denen sie die eigenen Prozesse durchleuchten können und andererseits über Input zu konkreten Formaten des Wissensmanagement Know-how zu vermitteln. Wunsch der Geschäftsführung war, dass jede Abteilung ein Verständnis für die Aufgaben der anderen Bereiche erhält und auch eine Grundlage geschaffen wird, um interdisziplinäres Wissen auf Bedarf abrufbar zu machen. Ergänzend fand in diesem Zeitraum auch eine Workshopreihe zum Thema „interne (digitale) Kommunikation“ statt. Das Besondere hierbei war, dass sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte teilnahmen. Aus jeder Abteilung sollte mind. 1 Person teilnehmen, um als Multiplikator*in zu fungieren.
Ablauf der Qualifikation
Das Thema Wissensmanagement wurde über 3 Workshops aufgearbeitet, in denen viele Elemente der „Liberating Structures“ und „Design Thinking“ eingebaut wurden.
Den Einstieg des ersten Workshops bildete ein Speeddating zum Austausch über die bisherigen Erfahrungen. Im Anschluss wurde mittels der Kopfstand-Methode zunächst „im Problem gebadet“. In Kleingruppen wurde erarbeitet, wie das schlimmstmögliche Wissensmanagement aussehen würde, um dann zu benennen, welche Aspekte hiervon bereits im Arbeitsalltag vorzufinden sind. Im dritten Schritt wurden erste Ideen zur Lösung dieser Probleme formuliert. Im Rahmen einer Fish-Bowl wurden Alltagssituationen beleuchtet und Prioritäten erarbeitet.
Der zweite Workshop diente dazu, das bisherige Wissen zu erweitern und startete mit einem Input zu aktivierenden Formaten des Wissensmanagements und zum „Umgang mit Widerständen“. Damit konnten die Teilnehmenden brainstormen, welche dieser Formate und Ideen zukünftig im Unternehmen Anwendung finden sollen. Abschließend wurden Personas entwickelt, um möglichen Widerständen bei der Etablierung eines einheitlichen digitalen Wissensmanagements zu verbildlichen.
Der dritte Workshop hat sich dann einer exemplarischen der uneinheitlichen Struktur des Datenservers gewidmet. Es wurde über ein Vorgehen abgestimmt, wie die Anwesenden in ihre Teams gehen können, um die Datenablage zu vereinheitlichen. Welche Fragen müssen gestellt werden? Wie bauen wir Widerstände ab? Wie werden alle bedarfsgerecht abgeholt? Diese und viele andere Fragen wurden intensiv diskutiert.
Ergebnisse der Qualifikation
Am Ende der drei Workshops stand nun eine Taskforce bereit, um sich der Vereinheitlichung des Datenservers zu widmen. Diese Aufgabe dient als Auftakt zu einer Generalüberholung des Wissensmanagements. Die Beteiligten wissen um die Bedarfe der Kolleg*innen und fühlen sich auch sicher bei der Etablierung neuer Prozesse.
Entgegen der ursprünglichen Zielsetzung stand die technische Frage zum Wissensmanagement nicht mehr im Vordergrund, sondern eher wie man die Kolleg*innen mitnimmt und Lösungen schafft, die allgemein akzeptiert werden.
Als nächster Schritt steht zukünftig ein Auswertungsgespräch an, wie die Umsetzung dieses Einzelprojektes verlief. Daraus werden dann wieder gemeinschaftlich die darauffolgenden Schritte erarbeitet.
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Hier finden Sie weitere Informationen über die Qualifikationen des Zukunftszentrums Berlin.
