Autohaus Golbeck fährt digital: Prozessbeschreibungen als Wegweiser
Unternehmen: Autohaus Golbeck GmbH
Anzahl der Mitarbeitenden: 40
Ort: Berlin-Buch
Branche: Dienstleistung
Innovatives Qualifizierungskonzept: Prozessbeschreibung
Anlass der Qualifikation
Der Anlass ergab sich durch die begleitende Beratung zur Einführung einer Software. Es stellte sich heraus, dass es hilfreich wäre, einen Überblick über die gängigen Prozesse zu bekommen, um die Bedarfe für die Software zu erkennen und die Soll-Prozesse mit Vorteilen zu definieren.
Die Herausforderung besteht u.a. darin, die Notwendigkeit dieses Exkurses zu klären, zumal eine professionelle softwareorientierte Beschreibungsmethode eine sehr detailreiche Beschäftigung mit den Prozessen und dem Aufschreiben / Visualisieren erfordert. Es erscheint überflüssig, funktionierende Gewohnheiten und implizites Wissen zu explizieren.
Ziel der Qualifikation
Die Vorstellungen und Erwartungen beziehen sich klar auf das Ziel des gesamten Prozesses: Die erfolgreiche Einführung der Software. Nach der Qualifizierung soll das Unternehmen Klarheit über Prozesse haben und Standards etablieren können.
Ablauf der Qualifikation
Um ein komplexes Thema näher zu bringen, ist es oft angenehmer, vor Ort und analog zusammenzuarbeiten, zumal sonst eine weitere Schulung zum Tool für die digitale Zusammenarbeit hätte stattfinden müssen. Darum fand die erste Session im Haus des Unternehmens statt.
Dabei galt es zu Anfang, einen Überblick über die laufenden Prozesse und Prozesskategorien zu bekommen und Möglichkeiten der Visualisierung / Verschriftlichung kennenzulernen (SIPOC/Tabelle und BPMN). Dafür stand ein Whiteboard und zwei Brownpaper mit Moderationskarten zur Verfügung. Nach einem Beispiel von der Workshopleitung haben die Teilnehmenden einen tatsächlichen Prozess beispielhaft aufs Papier gebracht. Im Anschluss gab es die Hausaufgabe, die weiteren bestehenden Prozesse für einen Überblick aufzuschreiben. Weil das digitale Tool dazu nicht bekannt war und die Einarbeitung zu umständlich erschien, hat sich das Unternehmen für die leichtere Form der Verschriftlichung, die Tabelle, entschieden.
Ergebnisse der Qualifikation
Durch die Beschäftigung mit den Prozessen sind Unklarheiten deutlich geworden; Fragen, die geklärt werden müssen und Prozessschritte, die vereinheitlicht und definiert werden sollten. Mit dem Aufzeigen der einzelnen Schritte zum Ziel wuchs zudem der Mut der Mitarbeitenden, tätig zu werden.
Interview mit Alexandra Heitz-Golbeck, Geschäftsleitung Autohaus Golbeck
Wie sind Sie zum Zukunftszentrum gekommen? / Wie haben Sie von den Angeboten erfahren?
Über einen Praxistag für Arbeitgeber im Jobcenter Neukölln und eine Präsentation von Frau Scholz und Mitarbeitern des Zukunftszentrums im Rahmen der Veranstaltung.
Welche Herausforderungen hatten Sie als Unternehmer*in formuliert?
Wir standen zum Zeitpunkt als ich das Zukunftszentrum kennen gelernt habe vor der selbst gesteckten Aufgabe, unsere Eingangsrechnungen zu digitalisieren (auf dem Weg zum “papierlosen Büro”). Software und Hardware hierfür standen schon bereit und wurden teilweise schon genutzt. Die endgültige Umsetzung von der Digitalisierung jedes Postdokumentes bis zur papierlosen Verarbeitung durch unsere Buchhaltung erschien uns ohne externe Begleitung zu “groß”. Der fehlende Mut resultierte aus der nicht vollständig geglückten Einführung eines Online-Terminplaners in 2020, wo wir ohne externe Begleitung und ohne entsprechende Nachschulung der Mitarbeiter ein neues Tool eingeführt haben, das bis heute nicht entsprechend der Vorgaben genutzt wird. Diesen Fehler galt es nicht zu wiederholen.
Gab es neue Erkenntnisse / Erfahrungen die Sie gemacht haben?
Die Methodik unserer Beraterinnen hat und sehr geholfen: Das Verfassen detaillierter “Prozessbeschreibungen” und das gründliche und schrittweise Durchdenken jedes Arbeitsschrittes haben Doppelarbeiten und Redundanzen deutlich gemacht, die wir ausräumen konnten.
Die Begleitung während der Einführung des neuen Prozesses / der neuen Software im Hinblick auf Mitarbeiterkommunikation und Schulungserfordernissen hat uns bei der erfolgreichen Umsetzung sehr geholfen.
Welche Qualifizierungsaspekte waren aus Ihrer Sicht besonders erfolgreich?
Die Arbeit mit dem interaktiven miro-Board hat im Planungsteam viele kreative Ideen entstehen lassen. Die Visualisierung von Arbeitsschritten in Flussdiagrammen hat dem gesamten Team geholfen, den neuen Prozess nachvollziehen und besser annehmen zu können.
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Hier finden Sie weitere Informationen über die Qualifikationen des Zukunftszentrums Berlin.
